Væksten kan overhale logistikken, uden at du opdager det med det samme
Vækst i en webshop er som regel noget, man fejrer, og med god grund. Men vækst stiller også nye krav til alt det, der foregår bag kulisserne, fra lagerplads til bemanding til systemer. Problemet er, at logistikken sjældent bryder sammen fra den ene dag til den anden. Den forværres gradvist, og fordi det sker langsomt, er det let at vænne sig til symptomerne, i stedet for at genkende dem som tegn på et strukturelt problem. Herunder er ti konkrete advarselstegn, der hver især bør få dig til at stoppe op og se nærmere på, om logistikken reelt kan følge med den vækst, du oplever.
10 advarselstegn du bør tage alvorligt
- Cut-off tiden bliver oftere og oftere presset. Hvor det tidligere var uproblematisk at nå at pakke dagens ordrer inden lukketid, sniger deadline sig nu tættere på hver eftermiddag. Det er sjældent en enkeltstående dårlig dag, men et tegn på, at volumen er vokset hurtigere end kapaciteten til at håndtere den.
- Fejlraten på ordrer stiger. Flere forkerte varer, flere manglende dele i ordrer, eller flere adressefejl end tidligere er sjældent tilfældigt. Det peger typisk på, at medarbejdere presses til at arbejde hurtigere, end processen egentlig er designet til.
- I bruger regneark til noget, der burde ligge i et system. Håndterer I lagerstatus, ordreprioritering eller genbestilling i regneark, fordi “det plejer at virke”, er det ofte et tegn på, at I er vokset ud af den løsning, uden at nogen har taget beslutningen aktivt.
- Lagermedarbejdere arbejder konsekvent over. Sker det jævnligt, at ordrer først bliver færdigpakket sent, fordi der ikke var timer nok i den normale arbejdsdag, er det et signal om, at bemandingen ikke længere matcher volumen, ikke bare en midlertidig travl periode.
- Kundeservicehenvendelser om levering stiger hurtigere end salget. Vokser antallet af “hvor er min pakke”-henvendelser eller klager over fejlleverancer hurtigere end selve ordreantallet, er det et tegn på, at kvaliteten i leverancen er begyndt at falde, mens volumen stiger.
- I har svært ved at svare præcist på, hvor meget lager I reelt har. Er der ofte uoverensstemmelse mellem, hvad systemet viser, og hvad der fysisk ligger på hylderne, er det et tegn på, at lagerstyringen ikke længere følger med den mængde varer, der bevæger sig gennem lageret.
- Nye medarbejdere tager lang tid om at blive produktive. Skyldes det, at processerne aldrig er blevet dokumenteret ordentligt, og at al viden sidder i hovedet på et par erfarne medarbejdere, bliver det et voksende problem, jo flere nye der skal oplæres for at følge med væksten.
- I udskyder kampagner eller salg af frygt for, om logistikken kan følge med. Bliver “kan vi overhovedet klare det” et jævnligt spørgsmål, før I tør sætte en kampagne i gang, er det et klart signal om, at logistikken er blevet en bremse frem for en muliggører for væksten.
- Returhåndteringen hober sig op. Tager det længere og længere tid, fra en returneret vare ankommer, til den er kontrolleret og tilgængelig for salg igen, binder det unødigt kapital og lagerplads, som burde være i omløb.
- I har ikke et klart svar på, hvad der sker, hvis ordreantallet fordobles i morgen. Kan I ikke hurtigt beskrive, hvor systemet ville knække først, hvis volumen steg markant, er det et tegn på, at kapaciteten aldrig er blevet stresstestet, kun oplevet i praksis, når det allerede er for sent at reagere roligt.
Tegnene forstærker som regel hinanden
Det er sjældent kun ét af de ti tegn, der optræder isoleret. Stiger fejlraten, fordi medarbejdere presses, stiger kundeservicehenvendelserne som regel også kort efter. Bliver cut-off tiden svær at holde, hober returhåndteringen sig ofte samtidig op, fordi den samme begrænsede kapacitet skal dække begge opgaver. Derfor er det værd at se på tegnene som et samlet billede frem for isolerede hændelser. Genkender I flere tegn på samme tid, er det sjældent tilfældigt, det er som regel et udtryk for, at den grundlæggende kapacitet er nået sin grænse.
Hvad du skal gøre, når du genkender flere af tegnene
Genkender du to eller tre af disse tegn, er det værd at tage det som et signal, ikke som en akut krise. Genkender du fem eller flere, bør det rykke logistikken øverst på listen over ting, der skal løses, før væksten fortsætter. Start med at kortlægge, hvor det faktisk knirker mest lige nu, om det er kapacitet, systemer, bemanding eller processer, og tag fat der først i stedet for at forsøge at løse det hele på én gang.
Er problemet grundlæggende, at jeres nuværende opsætning, uanset om den er internt eller eksternt drevet, ikke længere matcher den volumen, I har eller er på vej til at få, er det værd at vurdere, om en ekstern fulfillment-partner med kapacitet til at skalere med jer kan tage noget af presset, frem for at blive ved med at lappe på en løsning, der grundlæggende er vokset fra sig selv.
