Spidsbelastning kommer ikke som en overraskelse, den kommer hvert år
Black Friday og julesæsonen er ikke en overraskelse. Det er den samme periode hvert eneste år, og alligevel bliver mange webshops fanget på det forkerte ben, fordi forberedelsen starter for sent. Er du først i gang med at tænke over logistikken i midten af november, er du allerede bagud.
Det gode er, at forberedelse til spidsbelastning ikke er kompliceret. Det kræver bare, at du starter i god tid, og at du taler med din lagerpartner om det, i stedet for at antage, at alting “nok skal gå”.
Start med at forecaste, så godt du kan
Din lagerpartner kan ikke planlægge bemanding og kapacitet, hvis de ikke ved, hvad der er på vej. Har du en fornemmelse af, hvor meget større dit salg typisk bliver i november og december sammenlignet med en almindelig måned, så del det tal. Selv et groft estimat er bedre end ingenting, fordi det giver din lagerpartner mulighed for at planlægge ekstra hænder og plads i god tid.
Er du usikker på tallet, så kig tilbage på sidste år, hvis du har data. Ellers, tal med din lagerpartner om, hvad de typisk ser hos webshops i din branche i den periode. De har som regel en god fornemmelse for, hvad der er realistisk.
Lagerbeholdning: vær der før kunderne er
Der er ikke noget værre end at ramme Black Friday med tomme hylder. Sørg for, at dine mest solgte varer og dine kampagnevarer er på lageret i god tid, ikke ugen før, men gerne en måned eller mere før. Leveringstider fra dine egne leverandører kan sagtens strække sig, og det sidste, du vil opleve, er en kampagne uden varer bag den.
Det er også en god idé at tjekke, om dine bedst sælgende varer er placeret hensigtsmæssigt på lageret, så plukketiden holdes nede, når ordremængden stiger markant. Er du i tvivl, spørg din lagerpartner, om der er noget, der bør flyttes eller omorganiseres inden den travle periode.
Cut-off tiden bliver endnu vigtigere i december
Hele resten af året kan et par timers forsinkelse i afsendelsen ofte absorberes uden at kunden mærker det. I december, når kunder bestiller julegaver med en fast deadline i baghovedet, den 24. december, tæller hver dag ekstra. Sørg for, at du kender de justerede cut-off tider for sidste bestillingsdag før jul, og at du kommunikerer dem tydeligt på din webshop i god tid, ikke først når det er for sent for kunden at nå det.
Det er en af de ting, hvor tæt dialog med din lagerpartner betaler sig direkte. Hvis de ved, hvornår du forventer den sidste realistiske bestillingsdag skal ligge, kan de planlægge kapaciteten derefter.
Kommuniker forventninger til dine kunder, ikke kun til lageret
Din del af forberedelsen stopper ikke ved lagerhotellet. Dine kunder skal også vide, hvad de kan forvente. Skriv tydeligt på din webshop, hvornår sidste bestillingsdag er for at nå frem inden jul. Det forebygger både klager og en bølge af “hvor er min pakke”-mails i de mest travle uger, hvor din kundeservice i forvejen har nok at se til.
Test dit setup, før det bliver alvor
Har du lavet ændringer i din webshop, tilføjet nye produkter, eller justeret checkout-flowet henover året, er det værd at teste, at hele kæden fra ordre til lager stadig fungerer korrekt, før den store trafik rammer. Et lille problem i integrationen, der ikke gør så meget ved 20 ordrer om dagen, kan blive et stort problem ved 200.
Glem ikke returbølgen i januar
Julegaver, der ikke passede eller ikke ramte rigtigt, kommer typisk retur i bølger gennem januar. Den bølge er lige så forudsigelig som selve julesalget, men mange webshop-ejere glemmer at forberede sig på den. Har din lagerpartner kapacitet til at håndtere et markant højere antal returer i starten af det nye år, uden at det trækker ud, så varerne ligger for længe, før de bliver registreret og eventuelt lagt tilbage på hylden?
Det er værd at tage med i den samme samtale som resten af sæsonforberedelsen, i stedet for at opdage det som et problem, når det allerede er januar.
Efter spidsbelastningen: læringen er lige så vigtig
Når støvet har lagt sig efter jul og Black Friday, er det værd at tage en snak med din lagerpartner om, hvad der gik godt, og hvad der kunne have været bedre. Var der varer, der løb tør for tidligt? Var der flaskehalse i plukningen ved bestemte produkter? Den viden er guld værd til at forberede sig endnu bedre til næste år.
Det handler om samarbejde, ikke bare bestilling
I sidste ende er den bedste forberedelse til jul og Black Friday ikke noget, du gør alene, og det er heller ikke noget, din lagerpartner kan gøre alene uden input fra dig. Det er et samarbejde, hvor du deler dine forventninger tidligt, og din lagerpartner planlægger kapacitet derefter. Jo tidligere den samtale starter, jo roligere bliver december, for både dig og dine kunder.
