Et spørgsmål, der fortjener et tal, ikke en fornemmelse
Genbestilling er en af de beslutninger, der tages hele tiden i en webshop, ofte flere gange om ugen på tværs af et sortiment. Netop fordi den tages så ofte, er det en beslutning, der har enormt meget at vinde ved at blive systematiseret. En lille forbedring i præcisionen af hver enkelt genbestilling lægger sig oveni hinanden og gør en markant forskel over et helt år.
“Skal vi bestille hjem snart?” er et spørgsmål, alt for mange webshops besvarer ud fra en fornemmelse, i stedet for et konkret tal. Problemet er, at fornemmelser er upræcise. De rammer for sent, når man er optaget af andre ting, og de rammer for tidligt, når man er nervøs for udsolgt. Begge dele koster penge, bare på forskellige måder.
Løsningen er at arbejde med et decideret genbestillingspunkt, et reorder point, for hver af dine vigtigste varer. Det er den lagersaldo, hvor en ny ordre automatisk skal afgives, uden at det kræver en beslutning i øjeblikket.
De tre tal, du skal kende
Et genbestillingspunkt bygger på tre grundlæggende tal:
Din leadtime. Hvor lang tid går der, fra du afgiver ordren, til varen reelt er klar til salg på lageret? Husk at regne den fulde leadtime med, ikke kun transporttiden.
Din salgshastighed. Hvor mange enheder sælger du typisk per dag eller per uge af den pågældende vare? Brug gerne et gennemsnit over en relevant periode, men vær opmærksom på sæsonudsving, der kan gøre gennemsnittet misvisende.
Dit sikkerhedslager. Hvor stor en buffer vil du have som beskyttelse mod udsving i salget eller forsinkelser hos leverandøren? Jo mere usikker efterspørgsel eller leveringstid er, jo større bør bufferen være.
Sådan sætter du genbestillingspunktet
Tankegangen er enkel: du skal have nok varer på lager til at dække salget i hele den periode, det tager at få en ny ordre hjem, plus en buffer til det uventede.
Genbestillingspunktet er derfor: forventet salg i leadtiden, plus sikkerhedslager.
Sælger du eksempelvis en vare i et jævnt tempo, og din leadtime er flere uger, skal genbestillingspunktet dække hele den periode. Er leadtiden lang, bliver genbestillingspunktet tilsvarende højt, fordi der skal være nok varer tilbage til at holde salget kørende, mens den nye ordre er undervejs.
Det er her, mange webshop-ejere tager fejl. De ser en høj lagersaldo som tryghed og venter for længe med at bestille, uden at tage højde for, at leadtiden i sig selv kan æde store dele af den saldo op, før den nye ordre overhovedet ankommer.
Genbestillingspunkter er ikke statiske
Et genbestillingspunkt beregnet i januar er ikke nødvendigvis retvisende i august. Salgshastigheden ændrer sig med sæson, kampagner og generel vækst i din forretning. Leadtiden kan også ændre sig, for eksempel op mod perioder med høj efterspørgsel på fragtkapacitet, hvor leverandører og transportører generelt bliver langsommere.
Gennemgå derfor dine genbestillingspunkter jævnligt, særligt for dine vigtigste varer. Det behøver ikke være en stor øvelse, men det bør ske ofte nok til, at tallene stadig afspejler virkeligheden.
Forskellige varer, forskellige rytmer
Ikke alle varer bør have samme tilgang til genbestilling. En vare med stabilt, forudsigeligt salg kan sagtens klares med et fast genbestillingspunkt, der kun justeres et par gange om året. En vare med svingende eller sæsonpræget salg kræver til gengæld tættere opfølgning, fordi et statisk tal hurtigt bliver misvisende, når efterspørgslen ændrer sig fra uge til uge.
Det er også værd at overveje, om du arbejder med et fast genbestillingspunkt eller en fast genbestillingscyklus, hvor du for eksempel gennemgår lagerstatus hver anden uge og bestiller det, der er behov for. Begge modeller kan fungere, men de passer til forskellige typer af varer og forskellige leverandørrelationer. Har du en leverandør, der kun tager imod ordrer på faste tidspunkter, giver en fast cyklus bedre mening end et rent lagerbaseret triggerpunkt.
Automatisér, hvor det giver mening
For dine mindre kritiske varer kan et fast, sjældent opdateret genbestillingspunkt sagtens fungere fint. Men for dine vigtigste varer, dem der driver størstedelen af din omsætning, er det værd at investere lidt ekstra tid i at holde tallene præcise og opdaterede. Mange lager- og webshopsystemer kan sætte automatiske alarmer eller endda automatiske genbestillinger op, når saldoen rammer et fastsat punkt, hvilket fjerner behovet for, at nogen manuelt skal huske at tjekke.
Pas på den modsatte fejl
Det er let kun at tale om risikoen ved at bestille for sent, men den modsatte fejl er lige så almindelig: at sætte genbestillingspunktet så højt, at du reelt aldrig kommer tæt på at løbe tør. Det føles trygt, men det binder unødig kapital i varer, der bare står og venter. Målet er ikke den størst mulige buffer, det er den buffer, der matcher den reelle usikkerhed i din leadtime og dit salg, hverken mere eller mindre.
Præcis lagersaldo er hele fundamentet
Et genbestillingspunkt er kun så godt som den lagersaldo, det bygger på. Hvis dit system viser en anden saldo, end der reelt ligger på hylden, risikerer du enten at bestille for sent, fordi systemet tror, der er flere varer tilbage end der reelt er, eller for tidligt, med unødig kapitalbinding til følge. Det er derfor afgørende, at din lagerstyring, uanset om den foregår hos dig selv eller hos en ekstern partner, er præcis og opdateret i realtid. Uden det bliver selv den mest velberegnede genbestillingsformel værdiløs.
