Den fejlkilde, ingen taler om
Når en ordre bliver plukket forkert, leder de fleste webshop-ejere efter fejlen hos mennesket, der stod med varen i hånden. Men i rigtig mange tilfælde ligger den egentlige årsag længere tilbage i kæden: i selve varenummeret. Hvis to varianter af samme produkt har varenumre, der ligner hinanden for meget, eller hvis et produkt slet ikke har et entydigt nummer, er fejlen indbygget i systemet, længe før nogen rører varen.
GS1-standarden, som blandt andet ligger bag de stregkoder du kender som EAN-koder, findes netop for at løse det problem. Det er ikke en teknisk detalje for store virksomheder. Det er en grundsten, der gør det muligt for et lager, et WMS-system og en webshop-platform at tale samme sprog om, hvilken vare der reelt er tale om.
Hvad GS1 og EAN faktisk løser
En GS1-standardiseret stregkode giver hver eneste variant af et produkt et globalt unikt nummer. Det betyder, at en rød T-shirt i størrelse M aldrig kan forveksles med en rød T-shirt i størrelse L, selv hvis de ligger ved siden af hinanden på en hylde, og selv hvis navnene på varen i dit system er næsten identiske. Stregkoden fjerner den menneskelige fortolkning fra ligningen, fordi scanneren læser et entydigt tal, ikke et produktnavn, der kan misforstås.
Det er den entydighed, der gør automatisering og hurtig scanning muligt i praksis. Uden en pålidelig stregkode er en pakker nødt til at læse varenavn eller varenummer manuelt og sammenligne det med en ordreseddel, hvilket både er langsommere og langt mere fejlbehæftet end at scanne en kode, der med det samme bekræfter eller afviser, om det er den rigtige vare.
Hvorfor det betyder mere, jo mere du vokser
Med et lille sortiment kan du måske klare dig med interne varenumre, som du selv har fundet på, og en pakker, der kender sortimentet udenad. Men den model holder ikke, når antallet af varianter vokser, og slet ikke, hvis du bruger en ekstern fulfillment-partner, der pakker for flere webshops samtidig og ikke har samme intuitive kendskab til dit sortiment. Her bliver en standardiseret stregkode afgørende, fordi den fjerner behovet for, at nogen skal kende varen personligt for at plukke den korrekt.
Jo flere led der er mellem dig og den person, der fysisk håndterer varen, jo vigtigere er det, at varens identitet er entydig og maskinlæsbar. Det er præcis den situation, de fleste voksende webshops før eller siden befinder sig i.
Sådan påvirker det din fejlrate direkte
Fejlplukkede ordrer koster mere end blot en enkelt returforsendelse. De koster tillid, tid til at rette fejlen, og ofte en ekstra forsendelse for at sende den rigtige vare. Når stregkoder er korrekt sat op og bruges konsekvent gennem hele processen, fra modtagelse af varen på lageret til den bliver scannet ved pakning, bygger du en kontrol ind i arbejdsgangen, som fanger fejl, før pakken forlader lageret, i stedet for at opdage dem, når kunden reklamerer.
Det kræver disciplin at holde stregkoderne opdaterede, især når nye varianter eller nye produkter kommer til løbende. Men den disciplin betaler sig hver eneste gang en forkert vare bliver fanget af en scanner, i stedet for at ende i en kundes postkasse.
GS1 gør det også lettere at arbejde sammen med andre
En stor fordel ved at bruge den internationale GS1-standard frem for dine egne interne numre er, at koden er genkendelig for alle, der arbejder med den. En fulfillment-partner, en fragtpartner og din egen webshop-platform kan alle læse og forstå den samme kode uden at skulle oversætte mellem forskellige systemer. Det reducerer risikoen for, at data går tabt eller bliver fejltolket, når information flyttes fra ét system til et andet.
Det gør det også lettere at skifte leverandør eller samarbejdspartner senere, fordi varedata, der allerede følger en anerkendt standard, kan overføres uden at skulle bygges om fra bunden. Interne, hjemmelavede varenumre binder dig ofte tættere til ét system, end du er klar over, indtil du står med behovet for at skifte.
Kom i gang, hvis du endnu ikke er standardiseret
Hvis dit sortiment i dag mangler entydige, standardiserede stregkoder, er det en investering, der betaler sig tilbage hver dag, fra den er på plads. Start med at kortlægge, hvilke produkter og varianter der mangler en korrekt kode, og prioriter de varer, hvor forveksling er mest sandsynlig, typisk varer med mange ens udseende varianter. Sørg for, at nye produkter automatisk får tildelt en korrekt stregkode, allerede når de oprettes, så du ikke igen ender med huller i systemet.
Det er ikke en spændende opgave at rydde op i varenumre, men det er en af de mest lavthængende frugter, der findes, hvis målet er færre fejlplukkede ordrer og en mere robust lagerdrift.
En engangsinvestering, der bliver ved med at betale sig
Modsat mange andre forbedringer i en lagerdrift er standardisering af stregkoder en opgave, du reelt kun skal løse én gang pr. produkt. Når koden først er tildelt og registreret korrekt i både webshop-platform og lagersystem, kræver den ingen løbende vedligeholdelse, medmindre produktet ændres væsentligt. Det gør investeringen usædvanligt lønsom sammenlignet med mange andre tiltag, der kræver konstant opmærksomhed for at holde effekten ved lige.
Tænk derfor stregkoder ind som en fast del af din arbejdsgang, hver gang et nyt produkt skal lanceres, i stedet for noget der klares bagefter, når problemerne allerede er opstået. Den lille ekstra tid, det tager at gøre det rigtigt fra starten, er ubetydelig sammenlignet med den tid, du sparer på færre fejl, færre reklamationer og en langt mere forudsigelig lagerdrift i det lange løb.
