Din leverandør har allerede en plan, du sjældent bruger
De fleste webshop-ejere kender deres egen salgssæson godt. Der er styr på, hvornår kampagner løber, hvornår der plejer at komme et ryk i ordrer, og hvornår der historisk har været stille perioder. Det, der ofte overses, er, at leverandøren i den anden ende af kæden også arbejder efter en plan, en produktionskalender med faste vinduer for, hvornår en given vare kan produceres, hvor lang tid produktionen tager, og hvornår varen tidligst kan være klar til afsendelse. Den kalender er ikke bare leverandørens interne anliggende. Den er en af de vigtigste input, du har til at planlægge dit eget lager rigtigt.
Hvorfor produktionskalenderen betyder mere, end du tror
Mange webshop-ejere planlægger indkøb ud fra, hvornår de gerne vil have varen stående på eget lager, og regner baglæns med en fast leveringstid. Problemet er, at den leveringstid sjældent er statisk. Den afhænger af, hvor i leverandørens produktionsplan din ordre lander. Ligger din bestilling lige efter, at en produktionslinje er blevet fyldt op med andre kunders ordrer, kan din varer vente længere på at komme i kø, end de ville have gjort, hvis bestillingen var lagt en uge tidligere.
Forstår du derimod, hvordan leverandørens kalender er skruet sammen, hvornår nye produktionscyklusser starter, hvor lang tid en typisk ordre tager fra bestilling til den er klar til afsendelse, og hvornår der er travlest hos leverandøren, kan du time dine egne bestillinger, så de rammer et gunstigere sted i kalenderen. Det kan betyde kortere reel ventetid, selv uden at forhandle prisen eller vilkårene.
Spørg konkret ind til kalenderen, ikke bare til leveringstiden
Mange indkøbere spørger kun “hvor lang leveringstid har I”, og får et gennemsnitstal tilbage. Det er sjældent hele billedet. Spørg i stedet mere konkret: hvornår starter jeres næste produktionscyklus for denne vare? Hvor mange uger tager selve produktionen, adskilt fra transporttiden bagefter? Er der perioder på året, hvor produktionen er markant mere presset, og hvor bestillinger derfor tager længere tid end normalt?
De svar giver dig et langt mere præcist billede end et enkelt gennemsnitstal, og de gør det muligt at planlægge dit eget lager ud fra realistiske datoer i stedet for et estimat, der kan skride, når leverandøren rammer en travl periode.
Lad kalenderen styre, hvornår du lægger bestillingen
Når du kender leverandørens produktionsrytme, kan du begynde at planlægge dine egne bestillinger, så de lægges i god tid før en travl periode, i stedet for midt i den. Har leverandøren for eksempel markant flere ordrer i tredje kvartal, fordi mange kunder forbereder sig til efterårssalg, kan det betale sig at lægge din bestilling tidligere på året, selv hvis du ikke har brug for varerne endnu. Det giver dig en plads i køen, før produktionskapaciteten bliver et flaskehalsproblem for alle leverandørens kunder på samme tid.
Det kræver naturligvis, at du har plads og kapital til at modtage varerne tidligere, end du ellers ville have gjort. Her bliver det en afvejning mellem risikoen ved at binde kapital tidligt og risikoen ved at stå uden varer, fordi bestillingen ramte et overfyldt vindue i leverandørens kalender.
Brug kalenderen til at undgå flaskehalse i eget lager
Produktionskalenderen er også nyttig den anden vej. Ved du, at en stor ordre fra leverandøren lander på lageret i en bestemt uge, kan du planlægge modtagelse og indlagring, så det ikke kolliderer med andre travle perioder, som en igangværende kampagne eller en anden stor leverance, der ankommer samtidig. Uden det overblik risikerer du, at flere store leverancer rammer lageret på samme tid, hvilket skaber flaskehalse i modtagelse og indlagring, præcis når du har mest brug for, at varerne hurtigt bliver tilgængelige til salg.
En fulfillment-partner, der ved på forhånd, hvornår en stor leverance ventes, kan planlægge bemanding og plads derefter, så varerne kommer hurtigt fra dock til hylde og er klar til at blive plukket og afsendt, så snart de er registreret. Det er en samtale, det er værd at tage tidligt, ikke bare med leverandøren, men også med den partner, der modtager varerne på din vegne.
Byg en fælles kalender, ikke to adskilte
Den mest robuste løsning er at holde en samlet oversigt, hvor din egen salgskalender og leverandørens produktionskalender ses side om side. Det behøver ikke være avanceret, et simpelt regneark, der viser, hvornår hver vare skal bestilles, hvornår produktionen forventes klar, og hvornår varen skal være på dit eget lager for at ramme en kampagne eller en sæson, er ofte nok. Det vigtige er, at de to kalendere tales sammen, i stedet for at du planlægger dit eget salg uden at tage højde for, hvornår leverandøren reelt kan levere.
Jo bedre du kender leverandørens rytme, jo mindre bliver du overrasket af forsinkelser, der reelt var forudsigelige, hvis du havde spurgt ind til dem tidligere. Det er ikke leverandørens ansvar alene at fortælle dig det. Det er dit ansvar at spørge.
