Når ordren kommer i bidder, ikke i ét hug
Du har bestilt en samlet mængde varer hos din leverandør, og du regner med, at hele ordren ankommer på én gang, klar til at blive lagt på lager og gjort tilgængelig for salg. Men sådan går det langt fra altid. Nogle produkter er klar til afsendelse før andre, en container bliver delt op af transportøren, eller leverandøren vælger selv at sende det, der er klart, i stedet for at vente på de sidste enheder. Resultatet er en delleverance, hvor din ordre trickler ind i flere omgange over dage eller uger.
Delleverancer er ikke i sig selv et problem. Problemet opstår, når de kommer som en overraskelse, og hverken dit lager, din webshop eller dine kunder er forberedt på, at varen kommer i etaper.
Hvorfor delleverancer sker oftere, end du tror
Der er flere grunde til, at en samlet ordre ender med at blive splittet op. Nogle produkter i ordren kan være på lager hos leverandøren, mens andre først skal produceres, og leverandøren vælger at sende det klare med det samme i stedet for at lade hele ordren vente på den langsomste komponent. Andre gange er det transporten, der skaber splittet: en container har ikke plads til hele ordren, eller fragtselskabet vælger at fordele godset på flere afgange for at overholde tidsplaner.
Uanset årsagen er konsekvensen den samme for dig: du kan ikke længere regne med én samlet modtagelsesdato. Det kræver, at du planlægger anderledes, både i forhold til hvornår varen reelt kan sælges, og i forhold til hvordan du kommunikerer det til dit lager.
Aftal delleverancer som en mulighed, ikke en undtagelse
Den bedste forberedelse starter allerede i dialogen med leverandøren, inden ordren bliver afgivet. Spørg direkte, om leverandøren forventer at kunne sende hele ordren samlet, eller om der er dele af sortimentet, der historisk plejer at komme senere. Har du den viden på forhånd, kan du planlægge din lancering eller dit salg omkring den realistiske tidslinje i stedet for at basere dig på et ønsketænkt scenarie.
Det er også værd at aftale, at leverandøren giver besked, så snart det står klart, at en ordre bliver delt op. Jo tidligere du ved det, jo bedre kan du justere planer for markedsføring, kampagner eller lanceringsdatoer, der ellers risikerer at blive skudt for tidligt i gang med en ufuldstændig vareportefølje.
Giv lageret et opdateret billede, ikke det oprindelige
En delleverance kræver, at kommunikationen til dit lager holder sig opdateret. Har du oprindeligt varslet, at en fuld ordre ankommer på en given dato, men det reelt bliver til tre mindre leverancer over to uger, skal den nye tidsplan videre med det samme. Uden opdateret information risikerer lageret enten at afsætte for meget tid og plads til en leverance, der aldrig kommer i sin fulde form, eller at blive overrasket af varer, der dukker op uden forudgående varsel.
Det gælder også for, hvordan varerne skal registreres. Kommer et produkt i flere omgange, er det vigtigt, at hver delleverance bliver talt, kvalitetstjekket og lagt på plads for sig, i stedet for at man venter på at kunne registrere det hele samlet. Ellers risikerer du, at solgte enheder fra den første delleverance ikke bliver reflekteret korrekt i lagerbeholdningen, hvilket kan føre til, at du enten sælger varer, du reelt ikke har, eller holder produktet skjult for salg, selvom en del af det faktisk står klar.
Skal produktet være synligt på webshoppen med det samme?
Et vigtigt spørgsmål, når en delleverance ankommer, er, om du skal åbne produktet for salg med det samme, eller vente til hele ordren er hjemme. Det afhænger af produktet. Er der tale om et sæt eller en kollektion, hvor kunder forventer at kunne vælge frit mellem varianter eller størrelser, kan det skabe en dårlig kundeoplevelse at åbne salget, før hele sortimentet er tilgængeligt, fordi de første kunder risikerer kun at kunne vælge blandt et begrænset udvalg.
Omvendt, hvis produktet er en selvstændig vare uden afhængighed af resten af ordren, er der sjældent grund til at vente. Her giver det bedre mening at gøre varen tilgængelig, så snart den er talt og lagt på plads, i stedet for at lade den stå urørt på lageret, mens resten af ordren er undervejs.
Byg en buffer ind i din tidsplan
Har du erfaring med, at en bestemt leverandør ofte leverer i flere omgange, bør det påvirke, hvordan du planlægger fremadrettet. Læg en ekstra margin ind i din tidsplan for, hvornår varen reelt er fuldt tilgængelig, i stedet for at regne med den optimistiske dato, leverandøren oprindeligt oplyste. Det er bedre at blive positivt overrasket, hvis alt ankommer samlet, end at skulle udskyde en kampagne eller en lancering i sidste øjeblik.
Delleverancer handler om forventningsstyring hele vejen igennem
Delleverancer er ikke et tegn på, at noget er gået galt. Det er en almindelig del af at handle med leverandører, særligt når produktion og transport foregår over lange afstande. Det, der afgør, om det bliver et problem eller bare en logistisk detalje, er, hvor godt informationen flyder mellem leverandør, indkøb og lager. Har alle led den samme, opdaterede viden om, hvornår hvad ankommer, kan du planlægge omkring det i stedet for at blive overrasket af det, og dine kunder mærker aldrig, at bestillingen bag kulisserne kom i flere omgange.
