Fabrikker holder ikke åbent hele året
Mange danske webshop-ejere planlægger indkøb ud fra en fast leadtime, den tid det normalt tager fra bestilling til varen er klar til afsendelse. Det er en god tommelfingerregel det meste af året, men den holder ikke omkring globale produktionspauser. Den mest kendte er kinesisk nytår, hvor store dele af Kinas produktionsapparat lukker ned i en periode, der typisk strækker sig over flere uger, når man tæller både selve nedlukningen og perioden lige før og efter med. Lignende, om end mindre udtalte, pauser findes flere steder i verden, hvor produktion er koncentreret.
Problemet er ikke, at pausen kommer bag på nogen. Datoen er kendt året i forvejen. Problemet er, at mange indkøbere planlægger, som om leadtiden er konstant, og først opdager konsekvensen, når en bestilling, der normalt ville tage seks uger, pludselig tager ti eller tolv, fordi den rammer lige før eller under en nedlukning.
Hvorfor perioden omkring pausen er værre end selve pausen
Det mest almindelige fejlskøn er at tro, at det kun er selve lukkeperioden, der er problemet. I praksis er ugerne op til en stor produktionspause ofte de mest pressede af hele året. Alle kunder, der har regnet baglæns fra pausen, forsøger at få deres ordrer igennem, før fabrikken lukker, og det skaber en flaskehals i produktionskapaciteten, længe før selve lukningen indtræffer. Bestiller du sent i det vindue, risikerer du enten at blive skubbet til efter pausen, eller at din ordre bliver presset igennem med kortere tid til kvalitetskontrol, end du ellers ville have accepteret.
Tilsvarende er perioden lige efter en stor produktionspause ikke bare “tilbage til normalt” fra dag ét. Fabrikker skal op i fuld drift igen, ofte med en del af arbejdsstyrken, der vender tilbage gradvist, og den indkøring tager tid. Regner du med normal leadtime for en ordre lagt i ugerne efter pausen, risikerer du samme type forsinkelse som ordrer lagt lige før.
Læg produktionskalenderen ind i din egen planlægning
Den vigtigste ændring er at tænke i to leadtider i stedet for én, den normale leadtime og den forlængede leadtime, der gælder i og omkring globale produktionspauser. Kend datoerne for de pauser, der er relevante for dine leverandører, og marker dem tydeligt i din egen indkøbskalender. Regn dernæst baglæns fra pausen med en betydelig ekstra margin, ikke kun den tid produktionen normalt tager, men også den kø, der opstår i ugerne op til.
Er du i tvivl om, hvor stor forsinkelsen typisk bliver hos din leverandør, er det bedre at spørge direkte, end at antage. Spørg konkret, hvornår fabrikken lukker og genåbner, hvor lang tid der typisk går, før produktionen kører normalt igen, og hvornår senest en ordre skal være lagt for at nå at blive produceret og afsendt inden lukningen.
Byg buffer til det, der ikke kan vente
For varer, der skal kunne sælges kontinuerligt hen over en global produktionspause, er den mest robuste løsning at lægge en større ordre end normalt, før pausen starter, så du har lager nok til at dække perioden, hvor produktionen og efterfølgende indkøring gør leveringstiden usikker. Det kræver naturligvis, at du har plads og likviditet til at binde kapital i en større beholdning i en periode. Men alternativet, at stå uden varer midt i en periode hvor genbestilling reelt ikke er en mulighed, er ofte dyrere i tabt salg, end den ekstra kapitalbinding koster.
Prioritér den øvelse højst for dine mest solgte varer og for varer med kort holdbarhed på markedet, som sæsonvarer der skal sælges i et bestemt vindue. For mindre kritiske varer kan en kortere periode med lavere lagerbeholdning være en acceptabel risiko.
Kommunikér forsinkelsen videre i tide
Rammer en ordre alligevel en længere ventetid, end du havde regnet med, er det bedre at vide det tidligt og handle på det, end at opdage det, når varen ikke dukker op til tiden. Hold løbende kontakt med leverandøren i ugerne op til en kendt produktionspause, så du får besked, hvis din ordre er i fare for at blive forsinket, mens der stadig er tid til at justere, for eksempel ved at prioritere de vigtigste varenumre eller finde en midlertidig løsning for de mest kritiske produkter.
Del samtidig den forventede leveringsdato med din fulfillment-partner, så lageret kan planlægge modtagelsen realistisk, i stedet for at gå ud fra den oprindelige, optimistiske dato.
Det er ikke kun kinesisk nytår, du skal have på radaren
Kinesisk nytår er den mest kendte af de globale produktionspauser, men det er langt fra den eneste periode, hvor produktionskapacitet falder markant flere steder i verden på samme tid. Andre regioner har tilsvarende faste ferieperioder eller nationale helligdage, hvor fabrikker lukker helt eller delvist ned i kortere eller længere tid. Har du leverandører i flere lande eller regioner, er det værd at kortlægge de faste pauser for hver enkelt, i stedet for kun at holde øje med den ene, du kender bedst.
Det gælder også transportleddet. Perioder med markant øget efterspørgsel efter fragtkapacitet, ofte netop i ugerne op til en stor produktionspause, hvor mange virksomheder forsøger at få varer af sted samtidig, kan forlænge transporttiden yderligere, selv efter varen er færdigproduceret. Den del af forsinkelsen bliver let overset, fordi opmærksomheden ligger på produktionen alene, men den kan lægge yderligere dage eller uger oveni den samlede leveringstid.
Globale produktionspauser er forudsigelige, hvis du planlægger efter dem
Det, der gør globale produktionspauser som kinesisk nytår særligt ærgerlige at blive ramt af, er, at de er kendt lang tid i forvejen. Der er ingen overraskelse i datoen, kun i konsekvensen, hvis planlægningen ikke tager højde for den. Sæt datoerne ind i din indkøbskalender så tidligt som muligt, og gør det til fast praksis at regne med forlænget leadtid omkring dem. Det er en af de mest håndgribelige måder at fjerne unødig risiko fra din forsyningskæde på.
