Højsæsonen afslører alle svage led
De fleste lagerprocesser kan holde til en almindelig hverdag. Det er først, når ordreantallet tredobles omkring Black Friday eller i ugerne op til jul, at de svage led i kæden bliver synlige. En proces der fungerer fint ved 50 ordrer om dagen, kan bryde fuldstændig sammen ved 300. Ikke fordi processen i sig selv er dårlig, men fordi den aldrig var bygget til den volumen.
Flaskehalse i højsæsonen koster mere end forsinkede pakker. De koster kundetillid, de koster overarbejde til allerede pressede medarbejdere, og i værste fald koster de fejlekspederinger, der skal rettes op på bagefter. Derfor er det værd at kigge på, hvor de typiske flaskehalse opstår, længe før sæsonen rammer.
De tre mest almindelige flaskehalse
Pluk og pak. Det er her de fleste interne lagre går ned. Når ordreantallet stiger markant, stiger tiden brugt på fysisk at finde og pakke varer proportionalt, medmindre der er ekstra hænder og en effektiv lagerplacering klar til det. Uden en plan for ekstra bemanding bliver dette flaskehalsen, der forsinker alt efterfølgende.
Lagerkapacitet. Højsæson betyder ofte, at du har bestilt ekstra varer hjem for at undgå udsolgt. Men ekstra varer kræver ekstra plads, og mange webshops opdager for sent, at deres eget lager, garage eller kontor simpelthen ikke kan rumme den mængde, de har brug for i november og december.
Afsendelse og cut-off. Selv hvis pluk og pak går glat, kan flaskehalsen flytte sig til afsendelsen. Er der styr på, hvornår transportørerne henter, og hvor mange pakker de reelt kan tage med på en given dag i den travleste periode på året? Cut-off tiden bliver ekstra vigtig her, fordi selv få timers forsinkelse i en presset periode kan betyde, at en ordre først bliver hentet næste dag.
Sådan planlægger du, før sæsonen rammer
Den vigtigste indsats mod flaskehalse sker, før højsæsonen starter, ikke midt i den. Et par konkrete skridt:
- Kortlæg sidste års ordreantal i november og december, og brug det som et realistisk udgangspunkt for i år, ikke et gennemsnit for hele året
- Bestil sæsonvarer hjem i god tid, så lagerkapaciteten er sikret, før presset kommer
- Aftal med dit fulfillment-setup eller lager, hvordan bemandingen skaleres i de mest travle uger
- Test dine systemer under belastning, ikke kun i en rolig testuge i september
Hvorfor et eksternt lager har en fordel her
Et af de klareste argumenter for at outsource pluk og pak til et dedikeret lager er netop evnen til at skalere op og ned. Et internt lager, der er bygget til hverdagens volumen, har sjældent den fleksibilitet til pludselig at fordoble eller tredoble bemandingen i tre uger. Det kræver oplæring, ekstra hænder, og ofte fysisk plads, der ikke er der resten af året.
Et 3PL-lager arbejder med mange webshops samtidig og har derfor erfaring med at planlægge kapacitet til netop den type udsving. Sæsonvarer fra flere kunder betyder ikke automatisk, at systemet vælter, fordi driften i forvejen er bygget til at håndtere variation i ordreantal. Det er en af de reelle fordele ved at lade nogen andre stå for pluk og pak: du slipper for selv at bygge en kapacitet, du kun har brug for seks uger om året.
Kommunikér realistisk til dine kunder
Selv med den bedste planlægning kan leveringstiden stige lidt i de allertravleste uger. Det er ikke nødvendigvis et problem, hvis du er ærlig om det. Opdater leveringstiden på webshoppen, når du nærmer dig sæsonens spidsbelastning, og vær tydelig om, hvornår sidste bestillingsdag er for levering før jul. Kunder accepterer forsinkelser langt bedre, når de er informeret på forhånd, end når de opdager det efter at have bestilt.
Kampagner skal koordineres med lageret, ikke kun med marketing
En anden ofte overset kilde til flaskehalse er manglende koordinering mellem marketingafdelingen og lagerfunktionen. En stor kampagne, der performer bedre end forventet, er i udgangspunktet gode nyheder, men hvis lageret ikke er informeret om, at der kommer en potentiel bølge af ordrer, kan selv en succesfuld kampagne ende med at skabe forsinkelser og utilfredse kunder.
Del derfor kampagneplanen med dem, der står for pluk og pak, i god tid. Det gælder både interne teams og eksterne 3PL-partnere. Jo mere de ved om, hvornår og hvor stort et udsving der kan forventes, jo bedre kan de planlægge bemanding og kapacitet til det.
Lær af sidste sæson, ikke kun af planen for den næste
Efter hver højsæson er det værd at tage en kort opsamling: hvor opstod flaskehalsene, hvis der var nogen? Var det bemanding, plads, eller kommunikation med transportørerne? Den viden er guld værd til næste år, men kun hvis den bliver skrevet ned og brugt aktivt i planlægningen, i stedet for at blive glemt, så snart travlheden er ovre, og alle bare er glade for, at sæsonen er overstået.
Start planlægningen tidligere, end det føles nødvendigt
Den mest almindelige fejl er at vente for længe med at forberede sig på højsæsonen. Når ordrerne først begynder at strømme ind, er det for sent at løse strukturelle problemer i pluk- og pakprocessen. Planlægningen skal ske i god tid, gerne flere måneder før, mens der stadig er ro til at teste, justere og aftale kapacitet med dit lager eller fulfillment-partner.
