Fragt handler ikke kun om vægt
Mange webshop-ejere går ud fra, at fragtprisen på en pakke er bestemt af, hvor meget varen vejer. Det er kun det halve billede. Transportører som DAO, PostNord, GLS, DHL, UPS og FedEx bruger alle en beregningsmodel, der tager højde for både den fysiske vægt og pakkens volumen, og opkræver dig for den af de to, der giver den højeste pris. Det kaldes volumenvægt, og det er en af de faktorer, der oftest overrasker webshops, når fragtregningen lander.
Princippet er enkelt: en let, men fysisk stor pakke fylder plads i en lastbil eller et fly, uanset hvor lidt den vejer. Derfor beregner transportørerne en teoretisk vægt ud fra pakkens dimensioner, og bruger den, hvis den er højere end den reelle vægt. Sender du en let vare i en unødvendigt stor kasse, betaler du altså reelt for luft.
Sådan beregnes volumenvægten
Den mest almindelige formel er at gange pakkens længde, bredde og højde i centimeter, og dividere resultatet med en faktor, som transportøren fastsætter, typisk et sted mellem 4000 og 6000, afhængig af transportform og selskab. Resultatet er volumenvægten i kilo. Er den højere end pakkens faktiske vægt, er det volumenvægten, du betaler fragt efter.
Det betyder i praksis, at to identiske varer kan koste vidt forskelligt at sende, alt efter hvilken emballage de bliver pakket i. En vare, der fylder lidt, men sendes i en overdimensioneret kasse med masser af fyldmateriale, kan ende med en markant højere fragtpris end nødvendigt, selvom selve produktet vejer det samme.
Hvorfor det ofte går galt
Mange webshops har et begrænset udvalg af kasser og pakker, og vælger typisk den, der “nogenlunde passer” i stedet for den, der reelt matcher varens dimensioner. Det er forståeligt: det er hurtigere at have to eller tre standardstørrelser end at investere i et bredt sortiment af emballage. Problemet er, at det kan koste betydeligt på fragtomkostningerne over tid, især hvis webshoppen sælger mange små eller mellemstore varer, der konsekvent bliver pakket i for stort emballage.
Det bliver særligt tydeligt ved varer, der i sig selv er lette, men fysisk store eller uregelmæssige i formen. Tekstiler, bolig-artikler og elektronik med tilbehør er typiske eksempler, hvor volumenvægten ofte overstiger den faktiske vægt markant, hvis emballagen ikke er tilpasset.
Et bredere emballagesortiment betaler sig
Løsningen er at have flere emballagestørrelser til rådighed, så hver ordre kan pakkes så tæt på varens faktiske dimensioner som muligt. Det kræver en investering i emballage og i lagerplads til at opbevare flere størrelser, men gevinsten viser sig direkte på fragtregningen måned for måned, fordi færre pakker rammer den dyrere volumenvægtsberegning.
Det kræver også, at lagerpersonalet, eller den eksterne fulfillment-partner, der pakker ordrerne, aktivt vælger den rigtige emballagestørrelse for hver ordre i stedet for at gribe den nemmeste kasse. Det er en detalje, der let bliver overset i en travl hverdag, men som samlet set kan udgøre en betydelig besparelse, når man ser på den fulde ordremængde over en måned eller et år.
Sammenhængen med fyldmateriale
Volumenvægt handler ikke kun om selve kassens ydre mål, men også om, hvor meget luft der reelt er i den, når den er pakket. Overdrevent brug af fyldmateriale for at “polstre” en vare, der reelt ikke behøver det, øger både emballageomkostningerne og risikoen for, at pakken lander i en dyrere volumenvægtsklasse.
Det betyder ikke, at man skal spare på beskyttelsen af skrøbelige varer, men at der er en balance mellem tilstrækkelig sikring og unødigt overforbrug. En vare, der ligger løst og roterer i en for stor kasse, kræver mere fyld for at være sikker under transport, end den samme vare ville kræve i en kasse, der passer tættere til dens form.
Sådan tænker du volumenvægt ind i driften
Den mest effektive tilgang er at gennemgå dit produktsortiment og identificere, hvilke varer der typisk rammes af volumenvægt frem for faktisk vægt. Er der varer, hvor fragtprisen konsekvent er højere end forventet i forhold til vægten, er det ofte et tegn på, at emballagen ikke er optimal. Herfra kan man justere emballagevalget for netop de varegrupper og se effekten direkte på fragtomkostningerne.
For webshops, der outsourcer pluk og pak til et eksternt lagerhotel, er det værd at spørge ind til, hvordan emballagevalg håndteres i praksis. Et lager, der har rutine i at matche emballage til vare frem for at bruge én standardstørrelse til det hele, kan gøre en reel forskel på den samlede fragtomkostning, uden at det kræver noget ekstra af webshoppen selv. Det er en af de detaljer, der ikke altid er synlig i det daglige, men som kan ses tydeligt på bundlinjen over tid.
Forskellige transportører, forskellige faktorer
Det er værd at bemærke, at den divisor, transportørerne bruger til at beregne volumenvægt, ikke er ens på tværs af selskaber, og heller ikke ens for alle forsendelsestyper hos samme transportør. En pakke, der sendes med et af de danske pakkeselskaber til en dansk eller nordisk adresse, kan blive beregnet efter en anden faktor, end hvis den samme pakke skulle sendes videre ud i EU. Sælger du bredt i Norden og EU, betyder det, at samme emballagevalg kan give forskellig fragtpris afhængig af modtagerlandet.
Det er en af grundene til, at det giver mening at have et løbende overblik over, hvilke transportører der bruges til hvilke destinationer, og hvordan volumenvægt slår igennem på hver af dem. En fast rutine, hvor emballagevalg og fragtaftaler bliver gennemgået med jævne mellemrum, gør det lettere at fange, når en varegruppe er begyndt at koste mere i fragt end nødvendigt, før det for alvor kan ses på regnskabet.
