Hvad er leadtime, egentlig?
Leadtime er tiden fra du sender en bestilling til leverandøren, til varerne står klar til salg i din webshop. Det lyder enkelt, men rigtig mange webshop-ejere undervurderer, hvor meget der gemmer sig i det tal. Leadtime er ikke bare “hvor lang tid tager fragten”. Det er summen af produktionstid, eventuel ventetid før produktionen overhovedet starter, transporttid, toldbehandling og til sidst modtagelse og klargøring på lageret, før varen kan plukkes og pakkes til en kunde.
Hvis du kun regner med fragttiden, kommer du til at bestille for sent, hver eneste gang. Det er en af de mest almindelige fejl i indkøb til webshops, og den koster dyrt, fordi konsekvensen typisk er udsolgte varer midt i den periode hvor de sælger bedst.
Leadtime er mere end fragttid
Del leadtiden op i faser, så bliver det lettere at planlægge realistisk:
Produktionstid. Hvis varen ikke ligger på lager hos leverandøren, skal den produceres. Det kan tage alt fra få uger til flere måneder afhængig af vare og leverandør.
Ventetid før produktion. Mange leverandører, særligt i Fjernøsten, har en produktionskø. Din ordre stiller sig bagerst i køen, og der kan gå uger før produktionen overhovedet går i gang.
Transporttid. Skib er langsomt men billigt, fly er hurtigt men dyrt. Begge dele påvirkes af sæsonudsving, hvor efterspørgslen på fragtkapacitet stiger op mod store handelsperioder.
Toldbehandling. Varer der kommer fra lande uden for EU, skal gennem toldbehandling. Det tager sjældent lang tid isoleret set, men det er endnu et led hvor forsinkelser kan opstå, særligt hvis papirarbejdet ikke er i orden.
Modtagelse og klargøring. Når varen ankommer til lager, skal den tælles, kvalitetstjekkes og lægges på plads, før den er klar til at blive plukket til en ordre. Det tager typisk kun dage, men det er stadig en del af den samlede tid, fra du bestiller, til varen reelt kan sælges.
Læg de fem faser sammen, og du har din reelle leadtime. For mange webshop-ejere er det markant længere end de først antog.
Sådan regner du baglæns fra sæsonstart
Den mest robuste måde at planlægge indkøb på er at regne baglæns. Start med den dato hvor varen skal ligge klar på lageret, og træk leadtiden fra. Det giver dig den seneste dato du kan afgive ordren.
Eksempel på tankegangen: Hvis en vare skal være klar til salg 1. oktober, og din samlede leadtime er 4 måneder, skal ordren være afgivet senest starten af juni. Vent du til august med at bestille, er det for sent, uanset hvor meget du forsøger at presse leverandøren.
Denne baglæns-tænkning er særligt vigtig for sæsonvarer, hvor der ikke er plads til at “nå det senere”. Sælger du vinterjakker, skal beslutningen om hvor mange du skal bruge, tages mens sommeren stadig er i gang.
Bufferen der redder din sæson
Leadtime er sjældent en fast størrelse. Den svinger med leverandørens travlhed, fragtkapacitet, helligdage i produktionslandet og en lang række faktorer du ikke kan styre. Derfor bør du altid lægge en buffer oveni din beregnede leadtime, særligt op mod de store handelsperioder hvor hele branchen bestiller samtidig, og fragtkapaciteten bliver et flaskehalsproblem.
En tommelfingerregel er at behandle den leadtime leverandøren opgiver, som et minimum snarere end et løfte. Planlægger du med nul margin, er det ikke et spørgsmål om du bliver forsinket, men hvornår.
De typiske fejltrin, du bør kende
Selv erfarne webshop-ejere falder i de samme faldgruber, når leadtime skal beregnes. Den første er at bruge leverandørens opgivne leadtime uden at spørge, om den gælder fra bekræftet ordre eller fra betalt depositum. De to datoer kan ligge uger fra hinanden, hvis betalingen trækker ud.
Den anden fejl er at glemme, at leadtiden ofte er længere ved den allerførste ordre til en ny leverandør, fordi der typisk skal produceres prøver og godkendes en produktionsstandard, før den egentlige ordre går i gang. Har du regnet med den leadtime, en etableret leverandørrelation normalt giver, bliver du overrasket, når den første ordre tager markant længere tid.
Den tredje fejl er at behandle leadtime som ét samlet tal frem for en kæde af led, der hver især kan gå galt uafhængigt af hinanden. Går produktionen glat, men skibet bliver forsinket i en havn, hjælper det ikke, at du regnede rigtigt på produktionsdelen.
Leadtime og din lagerstrategi hænger sammen
Lang leadtime betyder, at du skal binde kapital i varer længe før du ved præcis, hvordan sæsonen kommer til at gå. Det stiller krav til, at resten af din forsyningskæde er skarp, så du ikke også taber tid i led du selv kan kontrollere.
Her spiller det ind, hvordan du håndterer varerne, når de først er ankommet til Danmark. Jo hurtigere varen kan gå fra modtagelse til at være klar til afsendelse, jo mindre af din dyrt indkøbte leadtime-margin bliver spist op internt. Et lager der modtager, tæller og lægger varer på plads effektivt, giver dig mere albuerum i den anden ende, hvor kunderne venter på deres pakker.
Leadtime er med andre ord ikke kun et indkøbsspørgsmål. Det er en kæde, hvor hvert led enten lægger tid til eller sparer tid, fra fabrikken til kundens dør. Jo bedre du forstår og planlægger efter den fulde kæde, jo færre overraskelser får du, når sæsonen for alvor rammer.
