Black Friday afslører, om din logistik kan holde til succes
Black Friday og Cyber Monday er nogle af årets vigtigste salgsdage for de fleste webshops, men de er også nogle af de mest ubarmhjertige, når det kommer til logistik. Al den markedsføring, alle de gode tilbud og al den trafik, du arbejder hårdt for at skabe, er værdiløs, hvis ordrerne ikke kan pakkes og sendes i tide. Derfor er forberedelsen af logistikken lige så vigtig som forberedelsen af selve kampagnen.
Jo tidligere du begynder forberedelsen, desto mindre stress oplever du, når de travle dage rammer.
Start planlægningen flere måneder før
Det er en klassisk fejl at vente med logistikforberedelsen til ugen op til Black Friday. På det tidspunkt er det for sent at rette op på grundlæggende ting som lagerkapacitet, transportøraftaler eller bemanding. Begynd i stedet allerede i sensommeren eller tidligt efterår med at kigge på, hvad du forventer af volumen, og hold det op mod, hvad din nuværende logistikopsætning reelt kan klare.
Har du en ekstern fulfillment-partner, er det en god idé at tage den dialog tidligt, så begge parter kender forventningerne til volumen og kan planlægge bemanding og kapacitet derefter.
Sørg for, at dit lager har den rette vare på rette tid
Intet ødelægger en Black Friday-kampagne hurtigere end udsolgte varer, der stadig vises som tilgængelige på webshoppen, eller varer, der ligger det forkerte sted på lageret, når ordrerne strømmer ind. Gennemgå dine bedst sælgende produkter fra tidligere kampagner, og sørg for, at varebeholdningen matcher den forventede efterspørgsel.
Det er også et godt tidspunkt at sikre, at dit lagersystem er opdateret og synkroniseret korrekt med din webshop. Kører du på Shopify, Magento, Shopware eller WooCommerce, bør lagerstatus opdateres i realtid, så du undgår at sælge varer, du reelt ikke har på hylden, når trafikken topper.
Test hele ordreflowet, før det bliver alvor
Vent ikke med at teste din tekniske opsætning til selve Black Friday. Gennemfør en test-ordre nogle uger før, og følg den hele vejen igennem: ordrebekræftelse, overførsel til lager, pluk og pak, afsendelse og sporing. Går noget galt undervejs, er det langt bedre at opdage det i en rolig oktoberuge end midt i kampagnens travleste time.
Det gælder også integrationen mellem din webshop og dine fragtaftaler. Sørg for, at alle transportører, du planlægger at bruge, herunder eksempelvis DAO, PostNord, GLS, DHL, UPS, FedEx og Instabee, er korrekt sat op og klar til at håndtere den forventede volumen, både i Danmark og til Norden og EU, hvis du sælger internationalt.
Vær ærlig om cut-off tider i kampagneperioden
Under normale omstændigheder er en fast cut-off tid, som kl. 17.00 på hverdage, ligetil at kommunikere og holde. Men i en periode med markant højere ordreflow er det vigtigt at være ekstra tydelig omkring, hvad kunderne kan forvente. Overvej at kommunikere forventet leveringstid tydeligt på webshoppen i selve kampagneperioden, så kunderne ikke bliver overraskede, hvis en enkelt travl dag betyder en anelse længere leveringstid end normalt.
Åbenhed om det er langt bedre end tavshed. Kunder er generelt forstående over for, at Black Friday er en travl periode, så længe de er blevet informeret om det på forhånd.
Planlæg ekstra kapacitet, ikke kun ekstra timer
Mange webshop-ejere, der driver logistik selv, forsøger at løse Black Friday-udfordringen ved simpelthen at arbejde flere timer. Det holder sjældent i mere end et par dage, og risikoen for fejl stiger markant, når medarbejdere er trætte og presset på tid. Overvej i stedet, om der er behov for ekstra hænder i perioden, eller om det er tid til at overveje en ekstern partner, der allerede har erfaring med at skalere op og ned omkring de store handelsdage.
En fulfillment-partner, der arbejder med mange forskellige webshops, har ofte langt bedre forudsætninger for at planlægge bemanding til netop de perioder, fordi de kender mønstret fra tidligere år på tværs af kunder, ikke kun fra din egen forretning.
Forbered kundeservice på de øgede henvendelser
Selv med den bedste logistikforberedelse vil antallet af henvendelser typisk stige omkring Black Friday, simpelthen fordi ordremængden er højere. Sørg for, at automatiske statusopdateringer og sporingslinks er sat korrekt op, så en stor del af de typiske spørgsmål besvares, før kunden når at skrive en besked. Det reducerer presset på support markant i en periode, hvor tiden i forvejen er knap.
Evaluer bagefter, mens det stadig er friskt i hukommelsen
Når støvet har lagt sig efter Cyber Monday, er det fristende bare at ånde lettet op og gå videre. Men den mest værdifulde forberedelse til næste års Black Friday er en ærlig evaluering, mens erfaringerne stadig er friske. Hvor gik det godt? Hvor opstod flaskehalsene? Var der varer, der løb tør for hurtigt, eller transportører, der ikke kunne følge med volumen?
Skriv det ned, mens du husker det, og brug det som udgangspunkt, når du planlægger næste års kampagne. Black Friday kommer igen hvert år, og hver gang er en mulighed for at gøre logistikken en tand mere robust end året før.
