Hvorfor pop-up og events stiller andre krav til logistikken end webshoppen
En webshop har en fast rytme. Ordrer kommer ind løbende, og lageret er bygget til at følge det mønster dag for dag. En pop-up butik eller et fysisk event bryder med den rytme fuldstændigt. Pludselig skal en større mængde varer være det rigtige sted på et bestemt tidspunkt, sælges over nogle få intensive dage, og derefter tilbage i det normale flow, uden at det skaber kaos i resten af driften.
Det kræver en anden slags planlægning end den daglige pluk og pak. Hvor webshoppen løbende justerer sig selv gennem løbende ordrer, skal et event planlægges bagfra, ud fra en fast dato og en afgrænset periode, hvor alt skal passe sammen på forhånd.
Det er også en situation, hvor fejl er sværere at rette undervejs. Mangler en vare i en almindelig webshop-ordre, kan den ofte eftersendes uden større konsekvens. Mangler en bestseller på gulvet i en pop-up butik med kun tre åbningsdage, er den mulighed for at sælge den varer simpelthen tabt, når eventet er slut.
Planlæg varestrømmen frem og tilbage
Det første, du bør kortlægge, er, hvordan varerne kommer fra lageret til eventet, og hvordan de eventuelt kommer tilbage igen bagefter. Skal en bestemt mængde varer plukkes, pakkes og sendes til en adresse på en bestemt dato før eventet starter? Er der tale om et flerdages event, hvor der måske skal efterfyldes undervejs, hvis populære varer sælger hurtigere end forventet?
Jo tidligere du lægger den plan, jo bedre. En pop-up butik, der løber tør for en bestseller på dag to af tre, har ikke meget glæde af en efterfyldning, der først når frem, efter eventet er slut. Byg derfor gerne en buffer ind i planlægningen, både i mængden af varer og i tidsplanen for, hvornår de skal være fremme.
Lagerbeholdning: hvor meget skal med, og hvor meget bliver hjemme
En af de sværeste beslutninger ved et event er, hvor stor en del af din beholdning der skal fysisk flyttes til eventet, og hvor meget der skal blive stående klar til at blive sendt ud til webshoppens almindelige ordrer i samme periode. Sender du for meget afsted til eventet, risikerer du at stå i en situation, hvor webshoppens normale ordrer ikke kan ekspederes, fordi varerne simpelthen ikke er der.
Kig på dine historiske salgstal, hvis du har dem, for at vurdere, hvor meget der realistisk skal bruges til eventet. Har du ikke tidligere erfaring at trække på, er det bedre at planlægge med en vis margin end at gætte for stramt og risikere udsolgte varer midt i eventet.
Efter eventet: sådan får varerne tilbage i det normale flow
Når eventet er slut, skal de varer, der ikke blev solgt, tilbage på lageret og ind i det almindelige system igen, så de kan indgå i webshoppens beholdning uden forsinkelse. Det lyder enkelt, men det bliver ofte overset i planlægningen, fordi al opmærksomhed går på selve eventet, mens oprydningen bagefter kommer i anden række.
Aftal på forhånd, hvordan de resterende varer transporteres tilbage, hvor lang tid det forventes at tage, og hvordan de registreres, så beholdningen i dit lagersystem stemmer overens med virkeligheden igen. Jo længere tid der går, før de returnerede varer er talt og lagt tilbage korrekt, jo større er risikoen for, at webshoppen viser forkert lagerstatus i mellemtiden, med udsolgte varer, der reelt findes, eller varer, der vises som tilgængelige, selv om de stadig står i en kasse fra eventet.
Kommunikation med din fulfillment-partner før eventet
Bruger du en ekstern fulfillment-partner til den daglige drift af webshoppen, er det afgørende at inddrage dem i planlægningen af eventet i god tid. Et event er en afvigelse fra den normale ordrestrøm, og jo tidligere din partner kender til det, jo bedre kan de planlægge bemanding og kapacitet omkring det, uden at det går ud over de almindelige webshop-ordrer i samme periode.
Vær konkret i den dialog. Hvornår skal varerne være klar til afsendelse til eventet? Hvor stor en mængde er der tale om? Hvornår forventes de resterende varer at komme retur, og hvordan skal de registreres, når de gør? Jo mere præcist du kan svare på de spørgsmål, jo lettere er det for din partner at planlægge omkring det, uden at det skaber flaskehalse i den daglige drift.
Et vellykket event handler ikke kun om selve dagene på gulvet. Det handler i lige så høj grad om det, der sker før og efter, den logistik, kunden aldrig ser, men som afgør, om varerne rent faktisk er der, når hun står foran dem, og om webshoppen kører videre uden forstyrrelser, når eventet er slut.
Lav en fælles tidslinje
Den mest effektive måde at holde styr på alle detaljerne er at samle dem i én fælles tidslinje, som både du og din fulfillment-partner har adgang til. Notér, hvornår varer senest skal afsendes fra lageret for at nå frem i tide, hvornår eventet starter og slutter, og hvornår de resterende varer forventes hentet eller sendt retur. En simpel tidslinje gør det langt lettere at opdage, hvis noget i planen ikke hænger sammen, mens der stadig er tid til at rette det, i stedet for at opdage det, når eventet allerede er i gang.
