Et årsgennemsnit dækker over de store udsving
Mange webshopejere budgetterer med logistik som en fast procentdel af omsætningen, regnet som et gennemsnit over hele året. Problemet er, at logistikomkostninger sjældent følger en jævn kurve. Der er måneder med meget lav aktivitet og måneder, hvor ordreantallet mangedobles på få uger. Et gennemsnitstal for hele året kan derfor se fornuftigt ud på papiret, men give en helt forkert fornemmelse af, hvad der reelt skal betales i de enkelte måneder.
Et realistisk logistikbudget bygger derfor ikke på ét årstal, men på en måned-for-måned plan, der tager højde for, hvornår I forventer mange ordrer, og hvornår I forventer få. Det gør det muligt at planlægge likviditet korrekt og undgå at blive overrasket, når regningerne for november og december lander.
Hvilke poster skal med i budgettet?
Et logistikbudget for en webshop, der bruger en ekstern fulfillment-partner, består typisk af flere adskilte poster. Der er omkostningen til opbevaring af varer på lager, som ofte er en fast eller næsten fast omkostning uafhængig af, hvor mange ordrer der bliver sendt i en given måned. Der er omkostningen til selve plukning og pakning, som stiger og falder direkte med antallet af ordrer. Der er fragtomkostningen til din fragtpartner, som afhænger af både antal pakker og deres vægt og størrelse. Og der er omkostninger til emballage, som også følger ordreantallet.
Derudover bør I have en post til returhåndtering, hvis det er relevant for jeres forretning, samt en buffer til uforudsete omkostninger, for eksempel hvis en kampagne performer bedre end forventet, og ordreantallet stiger markant mere end planlagt.
Byg budgettet ud fra sidste års tal, ikke et gæt
Det bedste udgangspunkt for et realistisk budget er jeres egne historiske data. Hvis I har kørt en webshop i mindst et år, har I sandsynligvis et billede af, hvordan ordreantallet fordeler sig måned for måned. Nogle brancher har et tydeligt mønster med stille sommermåneder og en kraftig stigning omkring Black Friday og julehandlen. Andre brancher har helt andre sæsonudsving, afhængigt af hvad der sælges.
Tag jeres ordreantal for hver måned sidste år, og brug det som en grundskabelon. Juster derefter for forventet vækst, nye kampagner, produktlanceringer eller ændringer i markedsføringsbudgettet, som kan påvirke ordreantallet i en bestemt periode. Hvis I ikke har et helt års data endnu, kan I bruge branchekendte sæsonmønstre som udgangspunkt, men vær ekstra forsigtig med bufferen de første år, indtil I kender jeres egne udsving bedre.
Sæt tal på hver enkelt måned
Når I har et forventet ordreantal for hver måned, kan I omregne det til konkrete logistikomkostninger. Multiplicer det forventede ordreantal med jeres pris per pluk og pak, læg fragtomkostningen oveni baseret på gennemsnitlig pakkevægt og størrelse, og tilføj den faste lageromkostning. På den måde får I tolv separate budgetlinjer i stedet for ét gennemsnitstal, og I kan se præcis, hvilke måneder der kræver mest likviditet.
Det er også her, du får et redskab til at spotte, om en måned ser unormalt dyr eller unormalt billig ud sammenlignet med resten af året, og om det skyldes forventede sæsonudsving, eller om der er noget, der bør undersøges nærmere.
Byg en buffer ind i de tunge måneder
De måneder, hvor ordreantallet topper, for eksempel omkring Black Friday og op til jul, bør have en ekstra buffer i budgettet. Det skyldes flere ting. For det første er der ofte en risiko for, at kampagner performer bedre end forventet, hvilket er positivt for omsætningen, men betyder flere ordrer og dermed højere logistikomkostninger, end I havde regnet med. For det andet kan pakkevolumener i den periode presse fragtpriser opad hos nogle transportører, hvilket også bør indregnes.
En tommelfingerregel er at lægge en ekstra procentdel oveni budgettet for de mest travle måneder, fremfor at bruge det samme buffertal hele året. På den måde er I bedre forberedt, når belastningen er størst, uden at I overbudgetterer i de stille måneder, hvor risikoen for overraskelser er markant lavere.
Genbesøg budgettet løbende
Et logistikbudget er ikke noget, du laver én gang i januar og lægger væk resten af året. Sammenlign løbende det faktiske forbrug med budgettet, og juster prognosen for de kommende måneder, hvis der er en tydelig afvigelse. Stiger ordreantallet hurtigere end forventet i første kvartal, bør resten af årets budget justeres i overensstemmelse hermed, både for at sikre nok likviditet og for at undgå ubehagelige overraskelser senere på året.
En kvartalsvis gennemgang er ofte nok for de fleste webshops, men i de mest sæsonafhængige perioder, som op til jul, kan det give mening at følge tallene tættere, gerne månedligt eller endda ugentligt, så I kan reagere hurtigt, hvis virkeligheden afviger markant fra planen.
Brug din fulfillment-partner som datakilde
Din fulfillment-partner har typisk et godt overblik over jeres historiske ordremønstre, pakkevægte og pluk- og pakomkostninger, og kan derfor være en værdifuld sparringspartner, når budgettet skal lægges. En løbende dialog om forventet ordreudvikling gør det lettere for begge parter at planlægge, både i forhold til bemanding på lageret og i forhold til jeres eget budget.
Et realistisk logistikbudget handler i bund og grund om at erstatte gæt med data. Jo bedre I kender jeres egne sæsonmønstre, jo mere præcist kan I planlægge, hvornår pengene skal være til rådighed, og jo færre overraskelser vil I opleve på bundlinjen hen over året.
